Keine KI-Richtlinie — Team nutzt Tools längst eigenständig

Die Tools kamen über private Handys ins Haus, nicht über eine Anschaffung. Es gab keinen Moment, in dem jemand Ja oder Nein sagen musste — also hat niemand etwas gesagt.

Eine Seite Richtlinie: welche Tools erlaubt sind, mit welchem Konto, was nie eingegeben wird, wer bei Unsicherheit entscheidet. Kein Handbuch. Eine Seite, vom Team gelesen und unterschrieben.

Die DSGVO-Frage wird gestellt, dann vertagt, weil die Antwort kompliziert scheint. In der Zwischenzeit fließen Gästedaten weiter — Anreise, Allergien, Beschwerden, Namen.

Zwei Kategorien reichen für den Anfang: Personenbezogene Gästedaten gehen nie in ein Tool ohne Auftragsverarbeitungsvertrag. Alles andere — Texte, Karten, Übersetzungen ohne Namen — darf. Diese eine Unterscheidung löst den Großteil der Fälle.

Weil das Haus keine Zugänge stellt, nutzt jeder seinen eigenen. Chatverläufe mit Gästedaten liegen auf privaten Konten — und verlassen den Betrieb mit der Person, die geht.

Ein Betriebskonto für die Tools, die das Haus erlaubt, mit Einstellungen, die das Training auf eigenen Daten ausschließen. Zugänge werden vergeben und entzogen wie beim PMS — und genau dort dokumentiert.

Digitalisierung ist Chefsache, der Chef hat Saison. Fragen aus dem Team sammeln sich und werden nicht beantwortet. Wer etwas ausprobiert, tut es allein.

Eine Person im Haus besitzt die Richtlinie, beantwortet Fragen und prüft einmal im Quartal die Tool-Liste. Seit Februar 2025 verlangt die EU-KI-Verordnung ohnehin, dass Mitarbeitende, die KI einsetzen, dafür geschult sind — ohne Zuständigen passiert das nicht.