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Unsere Daten gehören uns nicht

Zwanzig Jahre Gästehistorie liegen in einem System, aus dem sie keiner herausbekommt.

Typisch für: Häuser mit langjährigem PMS und Stammgästen · Betriebe, die den Anbieter wechseln wollen und am Export scheitern · Hotels mit Verträgen, in denen „Daten“ nicht vorkommt

Dokumentiert von Hospis

Stand: 8. November 2026

Woran du es erkennst

  • Beim letzten Exportversuch kam eine Datei, die nur der Anbieter lesen kann
  • Gästehistorie, Umsätze und Notizen sind nur über die Oberfläche des Systems erreichbar
  • Im Vertrag steht nichts zu Datenformat, Exportfrist und Löschung nach Kündigung
  • Der Anbieter nennt einen Preis für den „Datenexport als Dienstleistung“
  • Reports kommen nur als PDF, nie als Tabelle
  • Eine Schnittstelle zu CRM oder Newsletter wurde abgelehnt, weil „die Daten geschützt“ seien

Passender Hospi

Josef Walch

Josef Walch

Digitalisierung · KI im Betrieb · Aufbau · Lech am Arlberg
Arbeitet mit protel · Mews · Mews POS · Smart Host
AdviseImplement

Kennt Datenübernahme und Exportfragen aus dem PMS-Wechsel an der Roten Wand.

Zugeordnet zu Ursachenfeld
Vertrag & ExportProbeexportFührendes System
Profil ansehenPersönlich geprüft · unabhängige Zuordnung

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Ursachenfelder und wie man sie auseinanderhält

Datenhoheit wird beim Kauf nie besprochen, weil sie beim Kauf kein Problem ist. Sie wird zum Problem, wenn das Haus wechseln, auswerten oder verbinden will.

Diese Felder sind vollständig, und viele Häuser kommen damit allein weiter. Dafür ist die Seite da. Was es kostet, steht nur nicht auf einer Rechnung: interne Stunden, ein paar Anläufe, und eine Saison, die währenddessen weiterläuft.

01

Der Vertrag schweigt zu den Daten

Woran du sie erkennst

Lizenz, Laufzeit, Support, Preis: alles geregelt. Wem die Daten gehören, in welchem Format sie herausgegeben werden, bis wann nach Kündigung und zu welchem Preis: steht nirgends. Der Anbieter hat damit alle Karten.

Der Weg raus

Nachverhandeln, auch im laufenden Vertrag: Datenexport in offenem Format (CSV oder ein dokumentiertes Standardformat), kostenlos oder zu einem festen Preis, innerhalb von 30 Tagen nach Anfrage, inklusive Gästehistorie und Umsätzen. Schriftlich, als Vertragszusatz. Wer das verweigert, hat die Antwort schon gegeben.

02

Exportieren heißt nicht nutzbar

Woran du sie erkennst

Der Export kommt, aber als Datenbank-Dump, als PDF oder als Tabelle mit kryptischen Spaltennamen. Ohne Dokumentation ist die Datei wertlos. Das neue System kann sie nicht lesen, der Steuerberater auch nicht.

Der Weg raus

Einen Probeexport anfordern, solange kein Wechsel ansteht: Gäste, Buchungen, Umsätze des letzten Jahres. Prüfen lassen, ob Felder dokumentiert und vollständig sind. Was fehlt, wird jetzt geklärt, nicht sechs Wochen vor dem Stichtag.

03

Die Daten sind über Systeme verstreut

Woran du sie erkennst

Gästehistorie im PMS, E-Mail-Einwilligungen im Newsletter-Tool, Spa-Buchungen im dritten System, Bewertungen auf Plattformen. Keines der Systeme hat das ganze Bild, und jedes hat seine eigenen Exportregeln.

Der Weg raus

Festlegen, welches System führend ist (meist das PMS) und welche Daten dort landen müssen. Für jedes andere System dieselbe Vertragsfrage stellen. Datenhoheit ist keine Einmalentscheidung, sondern eine Regel für jeden neuen Vertrag.

Häufige Fragen

Gehören mir die Daten rechtlich nicht sowieso?
Die Gästedaten verantwortet das Hotel nach DSGVO, ja. Das verpflichtet den Anbieter aber nicht zu einem brauchbaren Export in einem brauchbaren Format zu einem fairen Preis. Genau das muss im Vertrag stehen.
Was ist ein faires Exportformat?
Eine dokumentierte Tabelle pro Datenart (Gäste, Buchungen, Rechnungen, Umsätze), als CSV oder Excel, mit lesbaren Spaltennamen und Datenerklärung. Alles andere ist ein Verhandlungspunkt.
Was, wenn der Anbieter den Export verweigert?
Dann ist das Argument für den Wechsel stärker als jede Funktion. Vorher: schriftlich anfragen, Frist setzen, auf die DSGVO-Verantwortung verweisen. Die meisten Anbieter geben nach, weil der Ruf mehr wert ist als ein Export.

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Unsere Daten gehören uns nicht

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