Unser Einkauf ist unkoordiniert und zu teuer

Vier Abteilungen, zwanzig Lieferanten — und niemand weiß, was das Haus im Monat wirklich einkauft

Typisch für: Inhabergeführte Häuser ohne Einkaufsverantwortlichen · Betriebe mit gewachsenen Lieferantenbeziehungen · Häuser mit mehreren F&B-Outlets

Dokumentiert von Hospis

Stand: 25. August 2026

Woran du es erkennst

  • Es gibt keine Liste aller Lieferanten mit Jahresumsatz
  • Dieselbe Ware wird von zwei Abteilungen bei zwei Lieferanten zu zwei Preisen gekauft
  • Preise werden vom Lieferanten angepasst, ohne dass es jemand merkt
  • Bestellt wird täglich in kleinen Mengen — Lieferzuschläge und Mindestmengen inklusive
  • Rechnungen werden bezahlt, nicht geprüft
  • Der Lieferant ist ein Freund des Hauses — und das ist das einzige Argument

Passende Hospis

JT

Javier Torrente

Operations · Konzept · Team — Palma de Mallorca
Arbeitet mit protel · Mews · Mews POS · Smart Host
AdviseImplementOperate

Sein Kernthema: Abläufe, die das Haus zusammenhalten — Einkauf bündeln, Verantwortung klären und Kontrolle zur Routine machen

Zugeordnet zu Ursachenfeld
Überblick & StrukturKonditionen & KontrolleBestellrhythmusVerantwortung
Profil ansehenPersönlich geprüft · unabhängige Zuordnung
VW

Valentin Walch

MAJOVA — F&B · Wein · Menu Architecture, Lech am Arlberg
Arbeitet mit protel · Mews · Mews POS · Smart Host
AdviseImplement

Sein Kernthema: Sortiment und Lieferanten im F&B — was regional sichtbar bleibt, was über den Großhandel läuft und was das im Wareneinsatz bedeutet

Zugeordnet zu Ursachenfeld
SortimentsentscheidungenRegionale BeschaffungKalkulation & MargeLieferantenkonditionen
Profil ansehenPersönlich geprüft · unabhängige Zuordnung

Welcher Weg passt zu deiner Situation?

01

Diagnose

390 € Festpreis

Ein geprüfter Hospi analysiert deine Situation strukturiert – im Gespräch und mit schriftlichem Ergebnis. Jede Aussage klar gekennzeichnet: FACT, BENCHMARK, HYPOTHESIS oder CONCLUSION. Du bekommst einen konkreten Weg, keinen Verkaufstermin.

  • Ein legitimes Ergebnis ist auch: Kein Engagement nötig.
  • Bei einem anschließenden Engagement wird die Diagnosegebühr voll angerechnet.
02

Soforthilfe

Akute Situation? Dein Fall wird priorisiert geprüft – Rückmeldung innerhalb von 48 Stunden.

Ursachenfelder — und wie man sie auseinanderhält

Einkauf im Hotel läuft meist auf Vertrauen und Gewohnheit. Beides ist wertvoll — und beides kostet Geld, wenn es niemand überprüft

Diese Felder sind vollständig, und viele Häuser kommen damit allein weiter — dafür ist die Seite da. Was es kostet, steht nur nicht auf einer Rechnung: interne Stunden, ein paar Anläufe, und eine Saison, die währenddessen weiterläuft.

01

Niemand hat den Überblick

Woran du sie erkennst

Es gibt keine Stelle, die den Gesamteinkauf sieht. Küche, Bar, Housekeeping und Technik kaufen unabhängig. Was das Haus insgesamt bei welchem Lieferanten ausgibt, weiß nur die Buchhaltung — und die fragt niemand

Der Weg raus

Einmal den Einkauf des letzten Jahres aus der Buchhaltung ziehen: alle Lieferanten, Volumen, Abteilung. Diese eine Liste zeigt die zehn Lieferanten, bei denen sich Verhandeln überhaupt lohnt

02

Preise werden weder verglichen noch kontrolliert

Woran du sie erkennst

Konditionen sind mündlich vereinbart oder nie. Preiserhöhungen werden mit der Lieferung mitgeliefert. Lieferschein, Rechnung und Preisliste werden nicht abgeglichen

Der Weg raus

Für die großen Warengruppen schriftliche Preislisten mit Laufzeit. Rechnungsprüfung gegen Lieferschein als fester Schritt. Einmal im Jahr die drei größten Positionen ausschreiben — auch, wenn man beim alten Lieferanten bleibt

03

Bestellrhythmus ohne Plan

Woran du sie erkennst

Bestellt wird, wenn etwas fehlt. Viele kleine Lieferungen, Zuschläge, Notkäufe im Einzelhandel. Der Lagerbestand wird nicht geführt

Der Weg raus

Feste Bestelltage pro Warengruppe, Mindest- und Höchstbestände, ein Bestellzettel pro Lieferant. Weniger Lieferungen, bessere Konditionen, weniger Verderb

04

Regional wird als Preisfrage behandelt

Woran du sie erkennst

Entweder wird regional gekauft, ohne auf den Preis zu schauen, weil es "dazugehört" — oder es wird auf den Großhandel umgestellt, und das Profil des Hauses verliert. Beides ist keine Entscheidung

Der Weg raus

Regionale Produkte bewusst dort einsetzen, wo der Gast sie sieht und schätzt, und dort sichtbar machen. Bei allem, was der Gast nicht wahrnimmt, zählen Preis und Verlässlichkeit. Das ist eine Sortimentsentscheidung, keine Einkaufsfrage

Häufige Fragen

Brauchen wir eine Einkaufsgemeinschaft?
Kann sich lohnen, ist aber Schritt drei. Erst wissen, was man kauft, dann verhandeln, dann prüfen, ob eine Gemeinschaft für die relevanten Warengruppen besser ist
Wer soll das machen — wir haben keinen Einkäufer
Es braucht keine Vollzeitstelle, sondern eine Verantwortung: eine Person, die die Lieferantenliste führt, Konditionen kennt und die Rechnungsprüfung sicherstellt. Ein paar Stunden pro Woche
Wie groß ist der Hebel?
Das zeigt die Einkaufsliste aus der Buchhaltung innerhalb eines Tages. Ohne diese Liste ist jede Zahl geraten

Beschreibe deine Situation

Dein Problem-Kontext wird automatisch mitgeschickt — du musst nichts wiederholen.

Problem
Unser Einkauf ist unkoordiniert und zu teuer