Personal und Kapazität passen nicht zur Auslastung

An starken Tagen fehlen drei Leute, an schwachen stehen drei herum, und der Dienstplan ist beide Male derselbe

Typisch für: Saisonbetriebe mit Wechseltagen · Häuser mit hohem Halbpensionsanteil · Betriebe, deren Dienstplan aus Gewohnheit entsteht

Dokumentiert von Hospis

Stand: 13. Oktober 2026

Woran du es erkennst

  • Der Dienstplan sieht jede Woche gleich aus, obwohl die Belegung stark schwankt
  • Überstunden entstehen in der Hochphase, Leerlauf in der Nebenzeit
  • Der Anreisetag ist unterbesetzt, der Tag danach überbesetzt
  • Abteilungen planen für sich: Küche voll, Service leer, oder umgekehrt
  • Die Personalkostenquote kennt man vom Jahresabschluss, nicht von der letzten Woche
  • Aushilfen werden gerufen, wenn es brennt, nicht, wenn es absehbar ist

Passender Hospi

Javier Torrente

Javier Torrente

Operations · Konzept · Team · Palma de Mallorca
Arbeitet mit protel · Mews · Mews POS · Smart Host
AdviseImplementOperate

Sein Kernthema: Dienstpläne, die zur Belegung passen statt zur Gewohnheit. Kennzahl, Prognose und abteilungsübergreifende Planung statt Krisenmodus

Zugeordnet zu Ursachenfeld
Prognosebasierte PlanungWochen-KennzahlAbteilungsübergreifende PlanungFlexible Kapazität
Profil ansehenPersönlich geprüft · unabhängige Zuordnung

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Ursachenfelder und wie man sie auseinanderhält

Der Dienstplan ist im Hotel die größte einzelne Kostenentscheidung der Woche, und wird meistens in zehn Minuten gemacht

Diese Felder sind vollständig, und viele Häuser kommen damit allein weiter. Dafür ist die Seite da. Was es kostet, steht nur nicht auf einer Rechnung: interne Stunden, ein paar Anläufe, und eine Saison, die währenddessen weiterläuft.

01

Geplant wird ohne Prognose

Woran du sie erkennst

Die Belegung der nächsten zwei Wochen steht im PMS, aber der Dienstplan entsteht aus dem der Vorwoche. Anreisen, Halbpensionszahl und Veranstaltungen fließen nicht ein

Der Weg raus

Belegungsprognose und Anreiseliste zum Ausgangspunkt jedes Dienstplans machen. Für jede Abteilung eine einfache Regel: so viele Gäste, so viele Stunden. Das ist eine Tabelle, kein System

02

Es gibt keine Kennzahl pro Woche

Woran du sie erkennst

Personalkosten werden monatlich gebucht und jährlich betrachtet. Niemand sieht, dass letzte Woche deutlich mehr Stunden geleistet wurden, als die Belegung hergab. Das Muster ist auch in den Zahlen sichtbar: Nach den Kohl & Partner Tourismusbenchmarks für das Bilanzjahr 2025 hat sich die Personalkostenquote erstmals seit 2019 verbessert, aber nur, weil die Erlöse stärker stiegen. Die Personalkosten je Nächtigung sind in den meisten Betrieben weiter gestiegen

Der Weg raus

Personalstunden pro belegtem Zimmer oder pro Gast wöchentlich rechnen, je Abteilung. Sobald die Zahl auf dem Tisch liegt, planen Abteilungsleiter anders, ganz ohne Anweisung

03

Abteilungen planen gegeneinander

Woran du sie erkennst

Küche, Service, Housekeeping und Rezeption erstellen ihre Pläne getrennt. An Spitzentagen sind manche Abteilungen überlastet, während andere aushelfen könnten, aber nicht eingeplant sind

Der Weg raus

Ein gemeinsamer Wochenplan, ein Blick auf alle Abteilungen, abteilungsübergreifende Einsätze an Spitzentagen vorab festlegen. Cross-Training für zwei, drei Schlüsselfunktionen

04

Die Stammbesetzung ist auf den Spitzentag ausgelegt

Woran du sie erkennst

Die Belegschaft ist so groß, dass der stärkste Samstag funktioniert. An allen anderen Tagen ist sie zu groß. Flexible Kapazität (Aushilfen, Teilzeit, Pool) wird nicht systematisch genutzt. Und jede zu viel geplante Stunde wird teurer: In Österreich steigen die Löhne im Gastgewerbe laut Kollektivvertrag ab 1. Oktober 2026 im Schnitt um 3 %, in Deutschland liegt der Mindestlohn seit 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro und soll 2027 auf 14,60 Euro steigen

Der Weg raus

Grundlast mit Stammpersonal, Spitzen mit planbarer Flexkapazität: Teilzeitmodelle, feste Aushilfen mit Vorlauf, wo möglich ein Personalpool im Ort. Die Frage ist nicht „wie viele Leute“, sondern „welche Stunden“

Häufige Fragen

Ist das nicht einfach ein Dienstplanungs-Tool?
Ein Tool hilft, wenn die Regel dahinter klar ist. Ohne Kennzahl und Prognose digitalisiert man nur die Gewohnheit
Unser Team will feste Dienstpläne
Verständlich, und vereinbar: feste Grundstruktur, variable Spitzen mit Vorlauf. Planbarkeit für das Team und Passung zur Belegung schließen sich nicht aus
Wie schnell wirkt das?
Der erste nach Belegung geplante Dienstplan wirkt in der Woche, in der er gilt. Die Kennzahl braucht ein paar Wochen, bis sie belastbar ist

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Personal und Kapazität passen nicht zur Auslastung

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