Gruppen- und Tagungsanfragen werden zu langsam bearbeitet

Die Anfrage bleibt liegen, bis „der Chef“ Zeit hat. Rezeption darf nichts zusagen, Küche antwortet nicht am selben Tag, und niemand hat das Recht, ein Angebot ohne Rücksprache rauszuschicken.

Eine Person besitzt den Prozess — mit klaren Grenzen, innerhalb derer sie ohne Rücksprache anbieten darf. Alles darüber hinaus wird in einem festen Tagesfenster entschieden, nicht wann es gerade passt.

Jede Anfrage löst dieselbe Rechnung neu aus: Raummiete, Kaffeepausen, Menü, Technik, Zimmerkontingent. Weil nichts hinterlegt ist, wird gerechnet statt verkauft.

Tagungspauschalen, Raumpreise und Zimmerkontingent-Regeln einmal sauber kalkulieren und als Bausteine hinterlegen. Das Angebot wird dann zusammengesetzt, nicht erfunden — mit Saisonlogik statt Einzelfallrabatt.

Die Website schickt an info@, der Stammkunde schreibt der Chefin privat, die Plattform meldet sich an die Rezeption. Zwei Personen antworten, oder keine. Ein Überblick über offene Anfragen existiert nicht.

Alle Kanäle in eine Liste: Anfrage, Datum, Personen, Status, Verantwortliche. Das kann eine Funktion im PMS sein oder ein einfaches Board — entscheidend ist, dass es eines ist und jeden Tag angeschaut wird.

Das Angebot geht raus, dann ist Funkstille. Ob der Kunde abgesagt hat, warum, und wie viel Umsatz im Jahr so verloren geht, weiß niemand. Der Preis wird trotzdem als Grund vermutet.

Ein fester Nachfass-Rhythmus nach dem Angebot und eine Absagenliste mit Grund. Nach einer Saison zeigt sie, ob Preis, Tempo oder Verfügbarkeit das eigentliche Problem war.