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Unsere Softwarekosten wachsen, den Überblick hat niemand

PMS, Channel Manager, Buchungsmaschine, Kassensystem, Newsletter, Bewertungstool, Dienstplan: Jedes Jahr kommt etwas dazu, gekündigt wird selten. Wer die Summe kennt, erschrickt.

Typisch für: Häuser, in denen jede Abteilung eigene Tools bestellt · Betriebe mit vielen Monatsabos auf verschiedenen Kreditkarten · Hotels nach mehreren Anbieterwechseln

Dokumentiert von Hospis

Stand: 26. September 2026

Woran du es erkennst

  • Listet alle Software-Abos und Lizenzen auf, mit Kosten, Laufzeit, Kündigungsfrist und zuständiger Person.
  • Holt dafür die Abbuchungen von Konto und Kreditkarten der letzten zwölf Monate.
  • Markiert Funktionen, die ihr doppelt bezahlt, etwa Newsletter im PMS und im separaten Tool.
  • Fragt in jeder Abteilung, welche Tools wirklich genutzt werden und welche nur noch laufen.
  • Tragt alle Kündigungsfristen in einen Kalender ein, mit Erinnerung drei Monate vorher.
  • Legt fest, wer neue Software freigibt, und prüft vorher, ob ein vorhandenes System das schon kann.

Passender Hospi

JW

Josef Walch

Digitalisierung · KI im Betrieb · Aufbau · Lech am Arlberg
Arbeitet mit protel · Mews · Mews POS · Smart Host
AdviseImplement

Schafft Überblick über den Softwarestapel und entscheidet mit euch, was bleibt, was zusammengelegt wird und was gehen kann.

Zugeordnet zu Ursachenfeld
Niemand hat die ListeDoppelte Funktionen
Profil ansehenPersönlich geprüft · unabhängige Zuordnung

Welcher Weg passt zu deiner Situation?

01

Diagnose

390 € Festpreis

Ein geprüfter Hospi analysiert deine Situation strukturiert – im Gespräch und mit schriftlichem Ergebnis. Jede Aussage klar gekennzeichnet: FACT, BENCHMARK, HYPOTHESIS oder CONCLUSION. Du bekommst einen konkreten Weg, keinen Verkaufstermin.

  • Ein legitimes Ergebnis ist auch: Kein Engagement nötig.
  • Bei einem anschließenden Engagement wird die Diagnosegebühr voll angerechnet.
02

Soforthilfe

Akute Situation? Dein Fall wird priorisiert geprüft – Rückmeldung innerhalb von 48 Stunden.

Ursachenfelder und wie man sie auseinanderhält

Softwarekosten wachsen leise, weil jedes einzelne Abo klein wirkt. Erst zusammengezählt zeigt sich, wie viel das Haus jedes Jahr ausgibt und wie viel davon kaum etwas bringt.

Diese Felder sind vollständig, und viele Häuser kommen damit allein weiter. Dafür ist die Seite da. Was es kostet, steht nur nicht auf einer Rechnung: interne Stunden, ein paar Anläufe, und eine Saison, die währenddessen weiterläuft.

01

Niemand hat die Liste

Woran du sie erkennst

Abos laufen auf verschiedenen Karten und Konten. Eine Gesamtübersicht gibt es nicht.

Der Weg raus

Ein zentrales Verzeichnis aller Tools mit Kosten, Vertragsdaten und Verantwortlichen, einmal im Jahr durchgesehen.

02

Doppelte Funktionen

Woran du sie erkennst

Das PMS kann Gästemails, trotzdem läuft ein eigenes Newsletter-Tool. Die Kasse hat Berichte, trotzdem gibt es ein Reporting-Abo.

Der Weg raus

Für jede Aufgabe ein führendes System festlegen und prüfen, welche Zusatztools damit wegfallen können.

03

Stille Verlängerungen

Woran du sie erkennst

Verträge verlängern sich automatisch um ein Jahr, weil die Kündigungsfrist verpasst wurde.

Der Weg raus

Kündigungsfristen im Kalender führen und vor jeder Verlängerung kurz prüfen: Wird es genutzt, bringt es etwas, gibt es Besseres?

04

Gekauft, aber nie eingeführt

Woran du sie erkennst

Ein Tool wurde nach einer Demo gekauft, eingerichtet hat es niemand richtig. Es läuft, aber kaum jemand nutzt es.

Der Weg raus

Vor jedem Kauf festlegen, wer das Tool einführt und woran der Nutzen nach drei Monaten gemessen wird. Wird das Ziel nicht erreicht, wird gekündigt.

Häufige Fragen

Sollten wir auf eine All-in-one-Lösung wechseln?
Nicht automatisch. Eine Suite spart Schnittstellen, ist aber in einzelnen Bereichen oft schwächer. Entscheidend ist, welche Aufgaben euch wichtig sind und wie gut die Systeme zusammenarbeiten.
Wie oft sollten wir das prüfen?
Einmal im Jahr gründlich, am besten vor der Budgetplanung. Dazu vor jeder Vertragsverlängerung ein kurzer Blick.
Wer sollte das verantworten?
Eine Person mit Überblick über Betrieb und Finanzen. Das muss nicht die IT sein. Sie braucht die Befugnis, Tools auch zu kündigen.

Beschreibe deine Situation

Dein Problem-Kontext wird automatisch mitgeschickt, du musst nichts wiederholen.

Problem
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