PMS, POS und CRM sprechen nicht miteinander

Die Kasse kam mit dem Restaurant, die Spa-Software mit dem Umbau, die Buchungsmaschine mit der Agentur. Bei keinem Kauf war die Frage, ob es mit dem Rest spricht. Der Anbieter hat „Schnittstelle möglich“ gesagt.

Inventar aller Systeme: was ist da, was spricht mit wem, was kostet es, was läuft aus. Erst mit dieser Liste kann das Haus entscheiden, was zu verbinden, zu ersetzen oder abzuschalten ist.

Es gibt kein System, das den Gast ganz kennt. Das PMS hat die Buchung, die Buchungsmaschine die Adresse, die Kasse den Konsum, die Spa-Software die Termine. Der Gast ist über fünf Datenbanken verteilt.

Ein führendes System festlegen — meistens das PMS —, alle anderen liefern dorthin. Was nicht anbindbar ist, wird bei nächster Gelegenheit ersetzt. Ein Zentrum statt fünf Inseln.

„IT“ macht die Rezeptionsleiterin nebenbei, der Neffe oder ein Techniker aus dem Ort. Verträge, Zugänge, Schnittstellen — jeder weiß einen Teil. Wenn etwas ausfällt, beginnt die Suche.

Eine Person mit Systemverantwortung, ein Ordner mit Verträgen, Zugängen und Ansprechpartnern, ein jährlicher Blick auf Kosten und Laufzeiten. Das ist Betriebsorganisation, keine IT.

Alle wissen, dass das PMS oder die Kasse ersetzt gehört. Niemand traut sich, weil die Umstellung mitten im Betrieb passieren müsste und niemand weiß, was danach nicht mehr funktioniert.

Wechsel in der Nebensaison, mit Parallelbetrieb, Testphase und Rückfalloption. Vorher klären, welche Daten mitgehen und welche Schnittstellen der neue Anbieter nachweislich hat — nicht verspricht. Verwandtes Problem: PMS-Wechsel.