Unsere Zahlen liegen in zu vielen Systemen verstreut

Es gibt hunderte Berichte in PMS, Kasse und Buchhaltung, aber keine Liste der Kennzahlen, die die Führung wöchentlich sehen will. Also sieht sie alle oder keine.

Fünf bis sieben Kennzahlen festlegen — Belegung, Umsatz pro verfügbarem Zimmer, Wareneinsatz, Personalstunden pro belegtem Zimmer, Direktanteil. Eine Seite, jede Woche. Die Auswahl ist wichtiger als das Werkzeug.

PMS, Kasse, Zeiterfassung und Buchhaltung haben keine gemeinsame Ausgabe. Wer die Zahlen zusammen will, exportiert vier Dateien und baut eine fünfte. Nach zwei Wochen macht es niemand mehr.

Für die festgelegten Kennzahlen je eine Quelle definieren und den Export standardisieren — oder ein einfaches Werkzeug, das die Quellen automatisch zusammenzieht. Erst die Kennzahlen, dann das Werkzeug.

Die Monatsauswertung entsteht extern, Wochen nach Monatsende, in einem Format für das Finanzamt. Für die Steuerung des Betriebs ist sie zu spät und zu grob.

Betriebszahlen und Buchhaltung trennen: Die Buchhaltung bleibt, wie sie ist. Die Betriebssteuerung läuft wöchentlich aus PMS, Kasse und Einkauf — ungeprüft, aber rechtzeitig. Genauigkeit im Monat, Geschwindigkeit in der Woche.

Zahlen zusammenstellen ist eine Aufgabe, die niemand hat. Der Chef macht es, wenn Zeit ist; die Rezeption, wenn gefragt wird. Es gibt keinen Rhythmus.

Eine Person, ein Wochentag, ein Format. Die Zahlen liegen Montag auf dem Tisch — jede Woche, auch wenn sie schlecht sind. Aus dem Rhythmus entsteht die Steuerung, nicht aus dem Werkzeug.