Unsere Kassen- und Zahlsysteme sind veraltet und getrennt

Die Restaurantkasse kam mit dem Pächter, das Spa hat seine Software vom Kosmetiklieferanten, die Rezeption das PMS. Keines wurde mit Blick auf die anderen gewählt. Schnittstellen gibt es nicht oder sie sind nie eingerichtet worden.

Eine Landkarte der Systeme: was ist im Einsatz, was kostet es, was spricht mit wem, was müsste. Meist zeigt sich, dass zwei Verbindungen den größten Teil des Aufwands beseitigen — ohne alles auszutauschen.

Der Betrag wird in die Kasse getippt und dann noch einmal ins Terminal. Trinkgeld, Splitting, Storno — jedes Mal doppelt. Die Abstimmung am Abend gleicht Tippfehler aus, die es nicht geben müsste.

Terminal und Kasse verbinden, sodass der Betrag einmal entsteht. Moderne Kassen- und Zahlungsanbieter bieten das standardmäßig — es muss nur jemand entscheiden und einrichten.

Der Gast unterschreibt den Bon, der Bon geht zur Rezeption, die Rezeption bucht ihn aufs Zimmer — irgendwann. Bei Abreise fehlt ein Abendessen oder es ist doppelt drauf. Beides kostet Vertrauen.

Kasse und PMS verbinden, Zimmerbuchung direkt aus dem Outlet. Das ist die eine Schnittstelle, die sich fast immer sofort rechnet — in Zeit, Fehlern und Gästegesprächen an der Rezeption.

Der Kassenhändler kennt seine Kasse, der PMS-Anbieter sein PMS, der Steuerberater die Buchhaltung. Wer das Ganze versteht, gibt es nicht. Bei jedem Problem beginnt die Suche nach dem Zuständigen.

Eine Person im Haus, die die Landkarte pflegt und Ansprechpartner für alle Anbieter ist. Das braucht keine IT-Ausbildung, nur Verantwortung und eine aktuelle Liste.