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Unsere Kassen- und Zahlsysteme sind veraltet und getrennt

Restaurant, Bar, Spa und Rezeption haben je eine Kasse. Am Abend wird abgestimmt, was tagsüber auseinandergelaufen ist, mit Zettel und Taschenrechner.

Typisch für: gewachsene Häuser, in denen jede Abteilung ihr eigenes System bekommen hat · Betriebe mit Kassen vor der Registrierkassenpflicht-Umstellung · Häuser, die vor einem PMS-Wechsel stehen

Dokumentiert von Hospis

Stand: 13. Oktober 2026

Woran du es erkennst

  • Konsumationen aus Restaurant, Bar oder Spa kommen nicht automatisch auf die Zimmerrechnung
  • Zahlungsterminals sind nicht mit der Kasse verbunden; Beträge werden zweimal eingetippt
  • Der Tagesabschluss braucht regelmäßig mehr als eine halbe Stunde und endet oft mit Differenzen
  • Ein oder mehrere Kassensysteme werden vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt
  • Umsätze je Bereich sind erst am Monatsende aus der Buchhaltung ersichtlich
  • Bei einem Ausfall gibt es keinen Ansprechpartner, der das Gesamtsystem versteht

Passender Hospi

Josef Walch

Josef Walch

Digitalisierung · KI im Betrieb · Aufbau · Lech am Arlberg
Arbeitet mit protel · Mews · Mews POS · Smart Host
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Hat Kassen-, Zahlungs- und PMS-Verbindung im laufenden Hotelbetrieb umgesetzt, und baut mit Häusern die Landkarte, aus der die richtige Reihenfolge entsteht.

Zugeordnet zu Ursachenfeld
Jede Abteilung hat ihr eigenes SystemKasse und Zahlung sind entkoppeltZimmerbuchung ist HandarbeitNiemand besitzt die Systemlandschaft
Profil ansehenPersönlich geprüft · unabhängige Zuordnung

Software, die dieses Problem gelöst hat

Tools erscheinen hier neben den Problemen, die sie gelöst haben, gekennzeichnet als Partner, mit ehrlichen Grenzen und der Person, die die Umsetzung verantwortet. Kein Ranking.

B
Kasse / POSPartnerBeispiel

Beispiel Kassensystem

Implementation-Hospi: Head of Customer Success

Eine Kasse für Restaurant, Bar und Spa, die mit dem PMS spricht und die Marge sichtbar macht.

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Ursachenfelder und wie man sie auseinanderhält

Getrennte Kassen sind fast nie eine Entscheidung. Sie sind das Ergebnis von zehn kleinen Entscheidungen über zehn Jahre. Jede für sich sinnvoll. Der Weg raus beginnt nicht beim Systemwechsel, sondern beim Verstehen, was heute womit spricht.

Diese Felder sind vollständig, und viele Häuser kommen damit allein weiter. Dafür ist die Seite da. Was es kostet, steht nur nicht auf einer Rechnung: interne Stunden, ein paar Anläufe, und eine Saison, die währenddessen weiterläuft.

01

Jede Abteilung hat ihr eigenes System

Woran du sie erkennst

Die Restaurantkasse kam mit dem Pächter, das Spa hat seine Software vom Kosmetiklieferanten, die Rezeption das PMS. Keines wurde mit Blick auf die anderen gewählt. Schnittstellen gibt es nicht oder sie sind nie eingerichtet worden.

Der Weg raus

Eine Landkarte der Systeme: was ist im Einsatz, was kostet es, was spricht mit wem, was müsste. Meist zeigt sich, dass zwei Verbindungen den größten Teil des Aufwands beseitigen, ohne alles auszutauschen.

02

Kasse und Zahlung sind entkoppelt

Woran du sie erkennst

Der Betrag wird in die Kasse getippt und dann noch einmal ins Terminal. Trinkgeld, Splitting, Storno. Jedes Mal doppelt. Die Abstimmung am Abend gleicht Tippfehler aus, die es nicht geben müsste.

Der Weg raus

Terminal und Kasse verbinden, sodass der Betrag einmal entsteht. Moderne Kassen- und Zahlungsanbieter bieten das standardmäßig. Es muss nur jemand entscheiden und einrichten.

03

Zimmerbuchung ist Handarbeit

Woran du sie erkennst

Der Gast unterschreibt den Bon, der Bon geht zur Rezeption, und die Rezeption bucht ihn aufs Zimmer, irgendwann. Bei Abreise fehlt ein Abendessen oder es ist doppelt drauf. Beides kostet Vertrauen.

Der Weg raus

Kasse und PMS verbinden, Zimmerbuchung direkt aus dem Outlet. Das ist die eine Schnittstelle, die sich fast immer sofort rechnet, in Zeit, Fehlern und Gästegesprächen an der Rezeption.

04

Niemand besitzt die Systemlandschaft

Woran du sie erkennst

Der Kassenhändler kennt seine Kasse, der PMS-Anbieter sein PMS, der Steuerberater die Buchhaltung. Wer das Ganze versteht, gibt es nicht. Bei jedem Problem beginnt die Suche nach dem Zuständigen.

Der Weg raus

Eine Person im Haus, die die Landkarte pflegt und Ansprechpartner für alle Anbieter ist. Das braucht keine IT-Ausbildung, nur Verantwortung und eine aktuelle Liste.

Häufige Fragen

Müssen wir alle Kassen gleichzeitig tauschen?
Selten. Meist reicht es, das älteste System zu ersetzen und die anderen zu verbinden. Ein kompletter Tausch ist ein Projekt für die Zwischensaison, nicht für nebenbei.
Sollen wir das mit dem PMS-Wechsel zusammenlegen?
Wenn ein Wechsel ohnehin ansteht, ja. Dann werden Kassen und Zahlung von Anfang an mitgeplant. Steht keiner an, ist die Verbindung der bestehenden Systeme der schnellere Weg.
Welches System ist das richtige?
Das hängt vom PMS, den Outlets und dem Haus ab. Hospis empfiehlt nur Systeme, die ein Hospi selbst im Hotelbetrieb eingesetzt hat, ohne Provision, ohne bezahlte Platzierung.
Gibt es gesetzliche Fristen, die den Kassentausch beschleunigen?
In Österreich müssen Registrierkassen mit nicht mehr zertifizierten Signaturkarten laut Finanzministerium spätestens bis Mai 2027 auf neue Karten umgestellt sein, bei Versäumnis drohen laut Wirtschaftskammer Ordnungsstrafen bis 5.000 Euro. Seit dem 1. Oktober 2026 darf der Beleg außerdem elektronisch erteilt werden, sofern die Kasse das unterstützt. In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2026 für Speisen im Restaurant 7 Prozent und für Getränke weiter 19 Prozent, die Kasse muss das abbilden. Wer ein altes System im Einsatz hat, klärt am besten jetzt mit dem Hersteller, ob es diese Anforderungen noch erfüllt.

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