Server oder Cloud: Wir wissen nicht, ob wir unser PMS umziehen sollen

Der Server steht im Büro oder beim IT-Betreuer. Wer Updates einspielt, Backups prüft und im Ausfall reagiert, ist nicht festgelegt. Solange nichts passiert, fällt das nicht auf. In der ÖHV-Technologieumfrage 2025 arbeiteten noch 42 % der befragten Betriebe serverbasiert, viele davon genau in dieser Lage.

Einmal ehrlich aufschreiben: Wer wartet, wer sichert, wer ist in der Nacht erreichbar, was kostet das pro Jahr. Wenn die Antwort auf zwei dieser Fragen „niemand“ lautet, ist das Haus bereits ein Cloud-Kandidat, unabhängig vom Anbieter.

Die Sorge: Ohne Internet geht nichts, die Daten liegen „irgendwo“, der Anbieter kann jederzeit die Preise erhöhen. Dahinter steckt oft eine schlechte Erfahrung mit einem anderen Online-Dienst, nicht eine Analyse des eigenen Betriebs.

Die Sorgen einzeln prüfen: Wie oft fiel das Internet im letzten Jahr aus, und wie lange? Wo stehen die Rechenzentren des Anbieters, und was sagt der Vertrag zu Datenexport und Preisbindung? Jede Antwort schriftlich. Aus Bauchgefühl wird eine Liste, mit der man verhandeln kann.

Ein Modul läuft in der Cloud, das PMS auf dem Server, die Kasse wieder woanders. Jede Schnittstelle ist ein eigener Ausfallpunkt. 25 % der ÖHV-Betriebe arbeiteten 2025 hybrid, meist nicht als Plan, sondern als Ergebnis von Einzelentscheidungen.

Eine Zielarchitektur festlegen, auch wenn der Weg dorthin drei Jahre dauert: Welche Systeme sollen am Ende wo laufen? Jede Neuanschaffung wird gegen dieses Ziel geprüft, nicht gegen das aktuelle Angebot.

„Wenn wir in die Cloud gehen, wechseln wir gleich das ganze PMS.“ Zwei Projekte werden zu einem, und das Haus schiebt beides vor sich her, weil es zu groß erscheint.

Trennen: Bietet der aktuelle Anbieter eine Cloud-Version an, ist der Umzug ein überschaubares Projekt mit bekannten Daten. Ein Systemwechsel ist eine eigene Entscheidung mit eigener Anforderungsliste. Erst entscheiden, ob das PMS bleibt, dann, wo es läuft.