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PMS und Kasse spielen nicht zusammen

Das Abendessen wird in der Bar boniert, an der Rezeption abgetippt und am Monatsende gesucht.

Typisch für: Hotels mit Restaurant, Bar oder Spa und getrennten Systemen · Häuser, bei denen die Kasse vom Gastro-Händler und das PMS vom Hotel-Anbieter kommt · Betriebe mit Zimmerbuchung per Zettel

Dokumentiert von Hospis

Stand: 8. November 2026

Woran du es erkennst

  • Das Restaurant schreibt Zimmernummern auf Bons, die abends an der Rezeption eingetippt werden
  • Gäste reklamieren beim Check-out Positionen, die sie nicht oder doppelt bekommen haben
  • Die Kasse kennt den Gast nicht: keine Halbpension, keine Allergien, kein Paketguthaben
  • Die Tagesabschlüsse von Kasse und PMS stimmen nie auf Anhieb überein
  • Der Steuerberater bekommt zwei Umsatzlisten und baut daraus eine dritte
  • Beide Anbieter sagen, die Schnittstelle gebe es, nur eben nicht für diese Version

Passender Hospi

Josef Walch

Josef Walch

Digitalisierung · KI im Betrieb · Aufbau · Lech am Arlberg
Arbeitet mit protel · Mews · Mews POS · Smart Host
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Hat an der Roten Wand PMS und Kasse aus einem System zusammengeführt und kennt Zimmerbuchung, Tagesabschluss und Gästeguthaben aus dem täglichen Betrieb.

Zugeordnet zu Ursachenfeld
Gemeinsame AnforderungSchnittstelle klärenGästedaten an der Kasse
Profil ansehenPersönlich geprüft · unabhängige Zuordnung

Software, die dieses Problem gelöst hat

Tools erscheinen hier neben den Problemen, die sie gelöst haben, gekennzeichnet als Partner, mit ehrlichen Grenzen und der Person, die die Umsetzung verantwortet. Kein Ranking.

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Kasse / POSPartnerBeispiel

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Ursachenfelder und wie man sie auseinanderhält

Kasse und PMS werden fast immer getrennt gekauft, von verschiedenen Leuten, zu verschiedenen Zeiten. Dass sie zusammenarbeiten sollen, fällt erst am Check-out auf.

Diese Felder sind vollständig, und viele Häuser kommen damit allein weiter. Dafür ist die Seite da. Was es kostet, steht nur nicht auf einer Rechnung: interne Stunden, ein paar Anläufe, und eine Saison, die währenddessen weiterläuft.

01

Zwei Einkäufe, kein gemeinsames Ziel

Woran du sie erkennst

Die Kasse hat der Küchenchef mit dem Gastro-Händler ausgesucht, das PMS die Geschäftsführung mit dem Hotel-Anbieter. Keiner hat die Frage gestellt, wie ein Abendessen auf die Zimmerrechnung kommt. Beide Systeme sind für sich gut, zusammen sind sie ein Zettelbetrieb.

Der Weg raus

Zimmerbuchung, Tagesabschluss und Gästeguthaben als gemeinsame Anforderung formulieren, bevor eines der beiden Systeme erneuert wird. Wer zuerst dran ist, muss zum anderen passen oder beide werden in einem Zug entschieden.

02

Die Schnittstelle existiert, aber nur auf dem Papier

Woran du sie erkennst

„Protokoll vorhanden“ heißt nicht „bei euch eingerichtet“. Oft braucht es eine bestimmte Version, ein Zusatzmodul, einen Partner, der die Verbindung einrichtet, und einen jährlichen Betrag dafür. Solange das keiner klärt, bleibt der Zettel.

Der Weg raus

Beide Anbieter in ein Gespräch holen und drei Fragen schriftlich klären: Welche Version brauchen wir, wer richtet es ein, was kostet es pro Jahr. Dann ein Testlauf mit zehn echten Zimmerbuchungen und dem Tagesabschluss.

03

Die Kasse kennt den Gast nicht

Woran du sie erkennst

Halbpension, Paketguthaben, Allergien und Vorlieben stehen im PMS. Die Kasse sieht nur eine Zimmernummer. Das Service fragt jeden Abend dasselbe, Guthaben werden falsch verrechnet, und Upselling bleibt dem Zufall überlassen.

Der Weg raus

Festlegen, welche fünf Gästeinformationen das Service an der Kasse sehen muss. Prüfen, ob die Schnittstelle sie liefert; wenn nicht, ist das ein Kriterium für den nächsten Kassenwechsel, nicht ein Schulungsthema.

Häufige Fragen

PMS und Kasse vom selben Anbieter?
Löst die Schnittstellenfrage, nicht automatisch die Gastro-Anforderungen. Eine Hotel-Kasse muss Tischplan, Gangfolge, Teilrechnungen und Küchenmonitor können. Wenn ja, ist ein Anbieter die einfachste Lösung. Wenn nein, lieber zwei Systeme mit geprüfter Verbindung.
Was kostet eine Kassenschnittstelle?
Je nach Anbieter einmalig für die Einrichtung und laufend pro Jahr oder pro Outlet. Gegenrechnen: Stunden an der Rezeption fürs Abtippen, Reklamationen am Check-out, Abstimmung beim Steuerberater. Meist rechnet sich die Schnittstelle innerhalb einer Saison.
Und das Spa?
Dieselbe Logik: Behandlung buchen, auf Zimmer legen, im PMS sehen. Spa-Software ist oft das dritte System. Erst Kasse und PMS verbinden, dann das Spa anschließen, nicht alles gleichzeitig.

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Problem
PMS und Kasse spielen nicht zusammen

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